Documentele, fie ele electronice sau de hartie, sunt o componenta esentiala a aproape oricarei intreprinderi. Gestionarea informatiilor despre afaceri, uneori din mai multe surse, poate fi o sarcina dificila.
In functie de natura companiei dvs., un soft administrarea documentelor (DMS) care capteaza, stocheaza si preia atat documente de hartie cat si documente electronice, are capacitatea de oferi o multime de beneficii cheie organizatiei dvs., iar acest articol va prezinta cateva dintre ele.
- Spatiu de stocare redus
Costurile proprietatilor comerciale sunt in crestere, la fel si cheltuielile pentru stocarea documentelor pe hartie. O solutie de gestionare a documentelor (DMS) care este bazata pe software care poate diminua sau chiar elimina nevoia de dulapuri, cutii si cosuri de stocare, este un atu valoros pentru orice intreprindere, eliberand spatiul pretios pentru birouri.
Documentele care trebuie pastrate sub forma de copii tiparire pot fi adesea stocate in locatii mai putin costisitoare, cum ar fi un depozit in afara locului sau un seif.
- Securitate imbunatatita
Securitatea documentelor este esentiala pentru organizatiile de orice dimensiune pentru a pastra protejate datele sensibile. DMS ofera un control mai bun al documentelor sensibile, si al accesului la documente, si are avantajul ca poate fi controlat la nivel de folder pentru diferite grupuri sau persoane.
De asemenea, un soft administrarea documentelor (DMS) lasa o pista de audit a celui care a vazut un document, cand a fost accesat si modul in care acesta a fost modificat. Documentele gestionate sunt foarte urmarite si pot fi etichetate pentru a permite alerte automatizate.
- Respectarea reglementarilor imbunatatite
Cerintele de conformitate pentru anumite documente pot fi destul de complexe. Neconformitatea poate duce la amenzi, licente revocate si, in unele cazuri, raspundere penala.
eglementarile federale si de reglementare de stat mandateaza linii directoare stricte de securitate si confidentialitate. DMS reduce riscul de nerespectare.
Programele de pastrare a inregistrarilor de exemplu, pot fi automatizate, iar documentele noi pot fi clasificate si stocate mai usor.
- Recuperarea mai usoara
Cautarea si regasirea documentelor poate necesita foarte mult timp si stim cu totii ca timpul inseamna bani. De fapt, aceste statistici ilustreaza costurile aferente timpului mediu petrecut in gestionarea documentelor pe hartie:
- Organizatiile de exemplu cheltuiesc 20 de dolari pentru munca pentru a depune un document, 120 $ pentru munca pentru a gasi un document gresit si 220 $ pentru munca pentru a reproduce un document pierdut.
- 7,5% din toate documentele se pierd; 3% din restul sunt gresite.
- Profesionistii petrec intre 5 si 15% din timp citind informatii si pana la 50% din timpul lor cautandu-le.
Un sistem de gestionare a documentelor poate fi un instrument puternic, de economisire a timpului. In functie de solutia implementata, un DMS poate prelua fisiere printr-un cuvant sau o fraza dintr-un document prin cautare text complet, sau DMS poate aplica categorii de index pe un document sau folder. Integrarea mai usoara cu aplicatiile de afaceri are avantajul de a facilita accesul la informatii critice.
DMS ofera de asemenea, posibilitatea de a accesa documentele de la distanta. Atata timp cat exista conexiune la internet, documentele pot fi accesate de oriunde.
- O mai buna colaborare
Cu DMS, schimbul de informatii si colaborarea pot fi mult mai usoare. Documentele capturate din diferite surse pot fi accesate din mai multe locatii. Imagistica electronica face posibila distribuirea documentelor printr-o retea prin e-mail sau pe Internet.
DMS ofera o vizibilitate mai mare proceselor de afaceri si poate permite o mai buna monitorizare a fluxului de lucru. Accesul autorizat pentru utilizatorii externi poate fi permis si monitorizat.
DMS este de-asemenea deosebit de eficient si pentru ca ofera de asemenea, Controlul versiunii, care permite recuperarea versiunilor mai vechi ale aceluiasi document, daca este nevoie. Aceasta caracteristica este importanta daca mai multe parti lucreaza la acelasi document si exista modificari aduse unui document care nu a fost autorizat sau menit sa se intample.
